Cuando un contribuyente en México deduce gastos relacionados con su vehículo se recomienda conservar ciertos documentos fiscales que respalden dichas deducciones ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, los comprobantes y registros que demuestren ingresos y egresos deducibles deben guardarse por un periodo mínimo de cinco años, ya que durante ese tiempo la autoridad puede requerirlos en caso de una revisión o auditoría.
Entre los principales gastos automotrices que pueden ser deducibles se encuentran el combustible, servicios de mantenimiento y reparación, refacciones, pólizas de seguro, tenencia, verificación vehicular, casetas, y rentas o financiamiento del automóvil cuando se utiliza como herramienta de trabajo. Sin embargo, para que estos sean válidos fiscalmente, deben cumplir requisitos específicos y estar correctamente documentados.
El primer documento indispensable es la Factura electrónica o CFDI, que debe ser expedida a nombre del contribuyente con su RFC y especificar correctamente el concepto del servicio o producto adquirido. Sin este comprobante, el SAT puede rechazar la deducción de manera automática.
Además, es necesario guardar el comprobante del método de pago, que puede ser estado de cuenta bancario, SPEI o recibo de pago con tarjeta. Para efectos fiscales, particularmente en gastos mayores a dos mil pesos, el pago debe ser realizado por un medio electrónico para que sea deducible.
Otro documento que debe conservarse es la documentación técnica del servicio realizado, como orden de reparación, listas de refacciones sustituidas, presupuesto y evidencias del trabajo mecánico efectuado. En el caso de deducción de combustible, es necesario contar con las facturas electrónicas por cada carga, y si se utiliza una tarjeta corporativa de gasolina se requiere el contrato y los estados de consumo mensual.
Documentos en caso de rentar un auto
Para quienes deducen arrendamiento o financiamiento, deben guardarse el contrato original, el plan de pagos, los estados de cuenta mensuales y las facturas por intereses y rentas. Si el vehículo fue adquirido mediante compra directa, deben conservarse la factura del automóvil, comprobantes de transferencia y cualquier documentación que acredite la propiedad legal.
También es indispensable guardar el registro contable donde se reflejen los gastos, ya que este forma parte de la evidencia documental que el SAT puede revisar.
Para prevenir complicaciones, se recomienda archivar todos los documentos tanto en formato digital como físico, organizados por fecha y tipo de gasto. Una pérdida documental puede significar la cancelación total de deducciones autorizadas y posibles multas.
