La deducción de gastos por gasolina es una práctica común, sin embargo, cometer errores en este proceso puede detonar revisiones por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT) e incluso derivar en auditorías. Conocer los fallos más frecuentes ayuda a prevenir sanciones y a mantener una contabilidad ordenada.
Uno de los errores más comunes es no contar con el CFDI correcto. Para que la gasolina sea deducible, es indispensable tener la factura electrónica emitida conforme a los requisitos fiscales vigentes. Muchos contribuyentes conservan solo el ticket de la estación de servicio, el cual no tiene validez fiscal. Además, el CFDI debe estar emitido a nombre del contribuyente, con RFC correcto y sin errores en el régimen fiscal o código postal.
Otro problema frecuente es pagar en efectivo. La Ley del Impuesto sobre la Renta establece que los gastos de combustible deben pagarse mediante medios electrónicos, ya sea tarjeta de crédito, débito, monedero electrónico autorizado o transferencia, para ser deducibles. Cuando el SAT detecta facturas de gasolina pagadas en efectivo, puede rechazar la deducción y considerar el gasto como no comprobado.
También es común no relacionar el gasto con la actividad económica. El SAT puede cuestionar deducciones de gasolina cuando no existe congruencia entre el uso del auto y la actividad declarada. Por ejemplo, deducir grandes cantidades de combustible sin contar con un vehículo registrado en la contabilidad o sin que la actividad justifique esos traslados puede levantar alertas automáticas en los sistemas de fiscalización.
Más errores al momento de deducir gasolina
Un error adicional es facturar gasolina de forma excesiva o irregular. Cargar combustible con una frecuencia o monto poco razonable en relación con el tamaño del negocio, el número de vehículos o los ingresos reportados puede interpretarse como una simulación de gastos. El SAT cruza información y detecta patrones atípicos que pueden derivar en una revisión más profunda.
La falta de control interno también representa un riesgo. No llevar bitácoras de viaje, no identificar qué auto utilizó cada carga de gasolina o mezclar gastos personales con gastos del negocio dificulta la comprobación ante una auditoría. Aunque la ley no exige una bitácora formal en todos los casos, contar con este respaldo facilita la defensa del contribuyente.
Finalmente, muchos contribuyentes cometen el error de no conservar el archivo XML del CFDI. El PDF es solo una representación gráfica; el XML es el documento fiscal con validez legal. Si durante una auditoría no se puede presentar el XML, la deducción puede perderse.
